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九江庐山西海艺术学校的助学金申请流程一般包括以下几个步骤：首先，学生需要提交助学金申请书，然后提交相关证明材料，如家庭经济状况证明、学业成绩证明等。学校会对提交的材料进行审核，审核通过后，学生会收到助学金的发放通知。

关于发放时间，一般来说，助学金的发放时间通常在每学期末或者新学期开始之前，确保学生有足够的资金进行学习和生活。具体的发放时间可能会因学校的安排而有所不同，学生可以关注学校公告或者咨询学校相关部门以获取最新信息。